München (Pressweb) - Die finale Fassung der neuen Norm für Qualitätsmanagementsysteme ist von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) für den Herbst 2015 geplant. Viele Unternehmen befassen sich schon jetzt mit den zu erwartenden Änderungen, welche die Vorteile des Qualitätsmanagements stärken sollen. Um die eigenen Prozesse zu optimieren, sollten sie ihren Status quo ermitteln und Verbesserungsansätze identifizieren. Die Experten von TÜV SÜD wissen, wie Unternehmen den Reifegrad ihrer Prozesse ermitteln und Veränderungen anstoßen können.
Die neue ISO 9001 bietet mehr Freiheiten, wenn es um die Dokumentation von Prozessen als Bestandteil des Managementsystems geht. Dies gilt für Führungs-, Strategie- und Kernprozesse sowie für unterstützende Prozesse wie Wartung und Personenqualifizierung. So kann für einfachste Abläufe bereits eine klare mündliche Anweisung gekoppelt mit einer Schulungsunterlage ausreichen. In der Regel ist jedoch eine nachvollziehbare Festlegung z.B. durch eine Checkliste oder einen elektronischen Workflow als Orientierung für verschiedene Arbeitsschritte notwendig. Um eine hohe Prozessqualität zu sichern, definiert die neue ISO 9001 allerdings den erwarteten Reifegrad des Prozesses anspruchsvoll in acht Stufen. Damit Firmen die Norm erfolgreich implementieren und ihre Vorteile nutzen können, müssen in allen acht die jeweiligen Qualitätsmerkmale vorhanden und wirksam sein.
„In der ersten und zweiten Stufe müssen Unternehmen die Eingaben und gewünschten Ergebnisse ihrer Abläufe definieren sowie deren Abfolge und Wechselwirkungen z.B. in einer Prozesslandkarte oder einzelnen Prozessblättern festlegen“, sagt Ulrich Wegner, Fachlicher Leiter der Zertifizierungsstelle der TÜV SÜD Management Service GmbH.
„Im dritten Schritt sind zudem die Verantwortlichkeiten und Befugnisse zum Beispiel mithilfe von Verantwortungsmatrices zu überprüfen.“ Anschließend wird erwartet, dass Unternehmen in der vierten Stufe den Bedarf an Ressourcen – ob technologische oder personelle – ermitteln. „Wichtige Punkte sind hier die Personal- und Investment-Planung, um beispielsweise bei erkennbarer Fluktuation oder geplanter Markterweiterung entsprechend reagieren zu können“, ergänzt Wegner.
Das risikobasierte Denken steht im Fokus der fünften Stufe des Prozessreifegrades. Hierfür ist zu prüfen, ob tatsächlich alle relevanten Risiken der wesentlichen Prozesse erfasst worden sind. Auch wenn viele Firmen finanzielle Wagnisse analysieren, gibt es noch weitere, wie etwa die Verfügbarkeit von Wissen bei Know-how-Trägern und Spezialisten oder Marktrisiken durch innovativere Wettbewerber. Kennzeichnend für ein Qualitätsmanagement nach der neuen ISO ist es, diese Risiken in einem direkten Zusammenhang mit den festgelegten Prozessen zu identifizieren. Während der Ansatz der alten ISO 9001 vorrangig auf die Vermeidung von Risiken durch präventive Maßnahmen ausgerichtet war, sind bei der überarbeiteten Version jetzt auch potenzielle Chancen zu berücksichtigen. Um diese zu erkennen, sollte sich der Blick mithilfe der Kontextanalyse von der eher detaillierten Prozesssicht auch auf das große Ganze und insbesondere auf die Erwartungen des Kunden und auf das Umfeld des Unternehmens richten.
In der sechsten Stufe kommt es darauf an, eine wirksame Durchführung und Lenkung der Prozesse sicherzustellen. Dafür bedarf es klarer Anweisungen bei einfachen Sachverhalten im Dienstleistungssektor oder prozessintegrierten Regelungen z.B. durch ein ERP-System bei komplizierten Fertigungsverfahren. Je nach Komplexität sind dazu schnelle Feedback-Schleifen oder Regelkreise und eine ausreichende Kommunikation notwendig. Die Beurteilung der Prozesse erfolgt in Stufe sieben anhand entsprechender Bewertungs- und Messverfahren. Diese sind notwendig, wenn entsprechende technische oder personelle Risiken oder Instabilitäten identifiziert wurden und besonders, wenn es um Risiken hinsichtlich Kundenanforderungen geht. Es empfiehlt sich, zu prüfen, ob schon frühzeitig Anzeichen für Abweichungen vom Sollzustand erkennbar sind. Denn eine hohe Genauigkeit in den Messergebnissen hilft wenig, wenn die Ergebnisse zu spät vorliegen. Die aus der Prozessbewertung gewonnenen Daten lassen in der achten Stufe eine belastbare Entscheidung durch die Unternehmensleitung für erforderliche Verbesserungen zu. So unterstützt das Prozessdenken nach der neuen ISO 9001 Organisationen durch ein hohes Maß an Transparenz, um den Verbesserungsprozess gezielt anzustoßen und voranzutreiben.
Weitere Informationen unter www.tuev-sued.de/management-systeme/iso-9001.
